Sales Tools: CRM im B2B-Vertrieb

4:27Dominka: Okay. Vor Jahren, als wir angefangen haben, hatten wir nicht wirklich ein CRM-Tool. Und die meisten unserer Kunden, oder eher keiner von ihnen, hatten ein eigenes CRM-Tool. Das hat sich heute geändert. Fast jeder hat schon etwas im Einsatz. Aber trotzdem haben wir manchmal die Herausforderung, oder die Gelegenheit, mit unseren neuen Kunden ein CRM-Tool einzuführen. Wie haben wir vor sieben Jahren unsere Kontakte und die Unternehmen verwaltet, die wir kalt angerufen haben?

5:05Anamarija: Na ja, das war auf jeden Fall etwas. Weißt du, ich habe vor fast zehn Jahren hier angefangen. Und in dieser Zeit, vor zehn Jahren, vor sieben Jahren, ist im Grunde dasselbe, weil wir mit Excel-Tabellen gearbeitet haben. Und das war wirklich etwas. Am Anfang, als ich kam, habe ich mit der Excel-Tabelle gearbeitet. Sie war voll mit Unternehmen, die für uns interessant waren. Ich habe als Representative angefangen. Ich habe sie angerufen. Ich habe alle meine Aktivitäten eingetragen: was ich gemacht habe, wann ich die E-Mail geschickt habe und so weiter. Also jede Menge Informationen darin. Als wir mit unseren ersten Kunden angefangen haben, als wir unsere ersten Kampagnen auf dem deutschen Markt hatten, haben wir weiter Excel benutzt, was für das, was wir damals haben konnten, in Ordnung war. Aber wir sind auf viele Probleme gestoßen. Weißt du, wenn du viele verschiedene Informationen und eine riesige Datenbank darin hast, kann das alles richtig langsam machen. Manchmal kannst du deine Daten verlieren und so weiter. Aber eine gute Sache, an die ich mich erinnere, ist, dass wir immer herumgetüftelt und überlegt haben, wie wir diese Excel-Tabelle genau so zum Laufen bringen können, wie die heutigen CRMs funktionieren. Unser Chef hat sich tatsächlich überlegt, wie man die KPIs in einer separaten Tabelle verknüpft. So konnten wir KPIs aus der Excel-Tabelle heraus tracken, was für die damalige Zeit wirklich verrückt war. Und heute ist es um einiges einfacher. Weißt du, du hast alles drin. Du gibst einfach deine Daten ein, du importierst die Datenbank, du legst deine eigenen Aktivitäten an. Die meisten CRMs haben ihre eigene, sozusagen, Conversion und alles. Du kannst die Zahlen darin sehen. Das ist also, ich weiß nicht, auf jeden Fall einfacher als vor zehn oder sieben Jahren. Und heute stoßen wir, wie du gesagt hast, manchmal auf Kunden, die kein CRM haben, und wir müssen diese Verantwortung übernehmen, was völlig in Ordnung ist. Dafür haben wir auch die Lösung. Wir tauschen Informationen aus unserer Lösung aus. Das funktioniert also auch ziemlich gut.

7:26Dominka: Trotzdem, ja, das war eine ziemlich ausgefeilte Excel-Tabelle, die wir für das Projekt hatten. Sie war im Grunde den heutigen CRM-Tools sehr ähnlich. Aber ich glaube, der Hauptgrund, warum wir tatsächlich angefangen haben, CRM-Tools zu nutzen, war, okay, dass Excel zu groß und zu langsam wurde. Und das andere war Transparenz. So konntest du dich einfach in dasselbe CRM-Tool einloggen, und der Kunde, der nicht mit uns im selben Büro sitzt, kann immer im selben Moment sehen, was wir machen. Denn, okay, du konntest eine Excel-Tabelle bloß in Google Sheets oder Microsoft 365 hochladen. Aber trotzdem ist das nicht dasselbe. Es läuft immer noch langsam. Es hat nicht die Effizienz einer richtig gebauten Software, die dir wirklich beim Verwalten helfen kann.

8:21Anamarija: Genau. Aber diese Dinge kamen ein bisschen später. Am Anfang war eine Excel-Tabelle auf deinem Computer alles, was wir hatten. Nach einer Weile haben wir gemerkt: Hey, es ist eigentlich richtig gefährlich, die Daten nur an einem Ort zu haben. Du brauchst irgendein Backup. Also haben wir eine Art Cloud gehabt, in der wir automatische Speicherungen und Backups hatten, falls mit deiner Excel-Tabelle etwas passiert. Und was das angeht, was du erwähnt hast, die Transparenz mit deinen Kunden: Wir mussten diese Excel-Tabelle vorbereiten, um sie an unsere Kunden zu schicken. Das heißt, du kannst nicht die ganze Datenbank schicken, die du darin hast. Zum Beispiel gibt es Unternehmen, die du durchgegangen bist, mit denen du irgendeine Kommunikation hattest, und du hast noch Unternehmen darin, die du noch nie angefasst hast. Also musst du sie bereinigen. Du musst dich um die Tabelle mit den KPIs kümmern, die ich erwähnt habe.

Dominka: Das war eine Menge Arbeit.

9:22Anamarija: Ja. Das war eine Menge Arbeit. Und heute machen wir Folgendes, falls wir den CRM-Account betreuen: Wir geben unserem Kunden Zugangsdaten. „Hey, das ist es. Das ist für dich. Du kannst jederzeit reingehen. Du hast den Einblick in Echtzeit. Du musst nicht auf unsere Reports warten. Du kannst reingehen, du kannst lesen, du kannst es selbst sehen. Du hast bei uns alles.“

9:49Dominka: Okay. Na ja, ich glaube, weil wir die Erfahrung mit einer schönen Excel-Tabelle hatten, einer ausgefeilten Excel-Tabelle, war es für uns ein wirklich einfacher Übergang zu etwas, das ein bisschen besser ist, ein bisschen schneller, etwas, woran du dich wirklich in ein paar Tagen gewöhnen und dessen Bedienung du lernen kannst. Im Grunde hast du alles an einer Stelle: die Reports, die Kontakte. Du kannst von dort aus E-Mails verschicken. Du kannst alle Notizen, die du willst, an einem Ort ablegen, sie wieder exportieren und an deinen Kunden schicken.

10:28Anamarija: Genau. Das ist eigentlich echt ziemlich gut. Was ich heute zu den Vorteilen sagen würde, die ein echtes, richtiges CRM hat: Am meisten mag ich erstens einige Automatisierungstools, das heißt, ich bin so froh, dass wir zum Beispiel ganz einfache Sachen wie E-Mail verbinden können. Du kannst deine E-Mail verbinden. Du musst nicht zwischen deinem CRM und deinem E-Mail-Anbieter hin- und herwechseln, um E-Mails an deine Prospects zu schicken. Du kannst alles von drinnen machen. Das ist ein einfaches Tool… Du nimmst es einfach als selbstverständlich hin, aber es hilft dir sehr, weil es deine Arbeit richtig schneller macht. Andererseits kannst du dein CRM aber auch mit verschiedenen anderen Tools verbinden. Zum Beispiel mit einem Analytics-Tool. Auch wenn die meisten CRMs integrierte Analytics haben und du Reports im CRM erstellen kannst, kannst du für etwas schickere Analytics, würde ich sagen, verschiedene Dinge verbinden. Das machen wir auch, was völlig in Ordnung ist, und wir holen das Beste daraus heraus. Es gibt viele verschiedene Tools, die du verbinden kannst. Ich finde das wirklich, wirklich hilfreich.

11:51Dominka: Okay. Wenn wir ein neues Projekt aufsetzen, bekommen wir normalerweise entweder einen Login für ein bestehendes CRM-Tool, das unsere Kunden nutzen, oder wir bereiten andererseits eine webbasierte CRM-Software vor, die sie nutzen können. Heute gibt es immer noch viele Unternehmen, die nichts im Einsatz haben, was ein Sales-CRM angeht. Sie haben manchmal irgendein Tool, in dem sie ihre Kontakte haben, aber du kannst dort den Vertriebsprozess nicht wirklich verfolgen. Was ist deiner Meinung nach da die größte Herausforderung? Warum haben sie so etwas nicht?

12:36Anamarija: Na ja, das hängt vom Unternehmen ab. Manchmal sind einige unserer Kunden Startups, weißt du. Manchmal sind es Unternehmen aus der IT-Branche. Das sind Ingenieure. Die sind nicht wirklich im Vertrieb zu Hause. Sie brauchen unsere Hilfe. Deshalb haben sie uns geholt, deshalb arbeiten sie mit uns zusammen. In diesen Fällen, wenn sie auf ihrer Seite keine Möglichkeit haben, an den Leads zu arbeiten, musst du derjenige sein, der Rat gibt und sagt: „Hey, ich kenne mich damit aus. Das ist mein Ding, weißt du? Also bringe ich dir bei, wie wir das machen. Ich richte alles für dich ein. Du musst dir darüber keine Sorgen machen.“ Also zeige ich dir, wie es funktioniert. Was ist überhaupt eine Pipeline? Warum haben wir eine Pipeline, die so aufgebaut ist? Warum tracken wir das? Warum haben wir verschiedene Phasen? Und was bedeutet das für den Vertriebsprozess im Allgemeinen? In welchen Fällen, und welche Leads, landen am Ende auf deiner Seite? Und was musst du tun? In diesen Fällen also, wenn jemand unerfahren ist, dieses Wissen nicht hat oder vielleicht keine Kollegen, die diesen Teil übernehmen können, sind wir da, um zu helfen. Aber manchmal hast du andererseits Kunden und Partner, die riesig sind. Die haben ihr eigenes Sales-Team, aber sie haben nicht die Zeit, die Cold-Calling-Outreach-Kampagnen zu machen, weißt du. Deshalb nehmen sie uns. Sie haben ihr eigenes CRM, aber manchmal ist es nicht gut für uns, für unseren Prozess, weil wir Presales machen. Wir haben unsere eigene Art. Wir haben unsere eigenen Phasen, die wir durchlaufen, durch die wir die Leads schieben, von komplett kalt bis warm. Manchmal musst du sie einfach fragen, ob sie in ihrem CRM etwas Neues anlegen können, eine neue Pipeline für uns, die zu unserer Arbeitsweise passt. Oder wenn das nicht möglich ist, ist das auch in Ordnung. Wir können unser eigenes CRM aufsetzen. Wir können es wahrscheinlich verbinden, um eine Art Automatisierung zwischen zwei verschiedenen CRMs zu schaffen. So etwas haben wir mit einigen unserer Partner. Einer unserer Partner hat zum Beispiel unser CRM mit seinem CRM verbunden. Wann immer ein Deal in die Meeting-Phase kommt, ist er automatisch in seinem CRM, was perfekt funktioniert.

15:17Dominka: Ja. Ich glaube, es gibt drei Arten von Kunden, was CRMs angeht. Die, die kein CRM haben und einfach vor der Herausforderung stehen, zu beschäftigt mit anderen Dingen zu sein, um sich selbst ein CRM aufzusetzen. Sie haben irgendwie Angst, etwas aufzusetzen, weil sie denken, dass sie es vermasseln und nicht richtig nutzen werden. Dann hast du Kunden, die schon ein CRM im Einsatz haben. Sie nutzen es vielleicht seit Monaten, Jahren, aber sie nutzen es irgendwie nicht richtig, nicht so, wie sie es nutzen sollten. In unserem Fall müssen wir uns da anpassen oder eine neue Lösung finden, wie man den Vertriebsprozess in einem bestehenden CRM aufsetzt. Und dann gibt es den Kunden, der ein richtig gutes CRM hat, ein richtig gutes System, und einfach keine Leute, die den Presales-Teil machen können. Das ist der seltenste Kunde, würde ich sagen. Aber es ist ein Kunde, bei dem wir vielleicht sogar etwas von seinem Prozess lernen können und bei dem wir uns nur ein bisschen anpassen müssen. Stimmst du zu?

16:27Anamarija: Ja, auf jeden Fall. Ich liebe alle drei Arten von Kunden, weil sie immer etwas Besonderes in eine Zusammenarbeit einbringen. Es ist nie dasselbe. Das macht diesen Job wirklich spannend. Und diese dritte Art von Kunde, die du erwähnt hast: Es ist perfekt, wenn du einen Partner hast, der weiß, was er tut. Du kannst dich mit ihm zusammensetzen, du kannst noch tiefer diskutieren, du kannst Informationen austauschen, du kannst von seinem Vertriebsprozess lernen. Was macht er, das für ihn so gut funktioniert? Auch wenn es in den meisten Fällen nicht dieselbe Branche ist, weißt du. Wir helfen nicht anderen Unternehmen wie OB2B, neue Kunden zu gewinnen. Wir helfen hauptsächlich der IT-Branche, der Verpackungsindustrie, der Logistik und so weiter. Aber die Art, wie sie ihren Vertriebsprozess machen, kann wirklich, wirklich inspirierend sein.

17:34Dominka: Okay. Etwas wirklich Wichtiges in einem CRM ist Lead-Hygiene. Und du siehst immer den Unterschied beim Kunden, der kein CRM hat. Der ist im Grunde in der besten Position, was Lead-Hygiene angeht, weil sie neue Leads bekommen und gebeten werden, sauber zu arbeiten: alles einzutragen, sich bewusst zu sein, dass ihre Aufgabe wirklich ist, ein ordentliches CRM zu hinterlassen und alle Informationen, die sie bekommen, einzutragen, was eine wichtige Aufgabe eines Vertrieblers ist. Aber manchmal halten sich Vertriebler einfach nicht an diese Schritte. Und deshalb haben wir ein Problem mit denen, die schon ein CRM haben. Manchmal ist die Lead-Hygiene richtig schlecht.

18:24Anamarija: Ja. Weißt du, wenn du aus demselben CRM arbeitest… Wir machen den Presales-Teil, was völlig in Ordnung ist. Wir haben unsere eigene Art. Wenn wir aus dem CRM des Kunden arbeiten, müssen wir uns manchmal wirklich an seine Fälle anpassen, was in Ordnung ist. Aber dann hast du manchmal auf deiner Seite alles sauber. Und dann vereinbarst du ein Meeting für deinen Partner. Er übernimmt, macht das Meeting, macht Follow-ups, aber das kannst du im CRM nicht sehen. Und zum Beispiel laufen bei ihm gleichzeitig einige Marketingkampagnen. Und du bekommst als Vertriebler ein MQL: Zum Beispiel hat dieses Unternehmen gerade am Webinar unseres Kunden teilgenommen. Und wir haben die Information bekommen: „Hey, dieses Unternehmen, mit dem wir vor ein paar Monaten in Kontakt waren, war dabei.“ Und dann rufst du an, weil du dachtest: Okay, vielleicht ist das etwas Interessantes, vielleicht kann ich ein Meeting vereinbaren. Und dann haben sie gesagt: „Aber ja, wir sind doch schon mit dem und dem in Kontakt.“ Das ist dumm. Nur weil die Lead-Hygiene nicht gut genug ist. Das ist die Information, die uns fehlt. Wir wussten nicht, dass sie schon in Kontakt waren. Und das bringt uns in Situationen, die wir eigentlich nicht wollen. Es ist in Ordnung. Wir können damit umgehen. Aber warum? Lead-Hygiene ist so wichtig. Sie ist wirklich wichtig, weil du mit den Daten, die du einträgst, deine KPIs tracken kannst.

19:59Dominka: Das ist die essenzielle Funktion eines CRMs.

20:02Anamarija: Auf jeden Fall. Wenn dir Informationen fehlen, stimmen deine Zahlen nicht, und du wirst wahrscheinlich mit Prospects in Kommunikation treten, die zu dir sagen: „Hey, du erdrückst mich, weil ich das und das gesagt habe“, und du wirst verklagt, was weiß ich. Irgendetwas wird passieren, weil die Lead-Hygiene nicht gut genug ist.

20:23Dominka: Ja, das ist das Worst-Case-Szenario. Wenn du irgendwo einen Lead hast, bei dem die Lead-Hygiene schlecht ist oder nicht ausreichend oder nicht vorhanden, aber du zumindest einen Kontakt hast. Und dann rufst du ihn an oder schreibst ihm eine E-Mail und bringst ihn richtig auf die Palme. Ja, das ist so das Worst-Case-Szenario. Deshalb sollte die Lead-Hygiene immer auf einem hohen Niveau sein.

20:49Dominka: Auf der anderen Seite ist immer noch ein Worst Case, vielleicht nicht der Worst Case, aber ein Bad-Case-Szenario, wenn du einen Lead hast, der schon Kunde ist, aber niemand hat dir gesagt, dass er es ist, oder du konntest nirgendwo im CRM sehen, ob er Kunde ist oder nicht. Und dann rufst du ihn an.

21:09Anamarija: Ja, aber du verschwendest deine Zeit. Denn es ist ja nicht so, dass du sie anrufst nach dem Motto: „Hey, das ist der Lead, ich rufe ihn an“, und alles ist in drei Minuten vorbei. Du hast so viel Zeit damit verbracht, sie zu verfolgen, zu versuchen, den richtigen Entscheider zu erreichen. Du hast Monate an diesem Lead gearbeitet. Und endlich kommst du zum Entscheider, und er sagt: „Aber hey, wir arbeiten doch seit, was weiß ich, dem letzten halben Jahr mit euch zusammen.“ Was? Ich meine, das ist das Schlimmste. Diese Zeit hättest du für jemand anderen nutzen können oder für andere Leads. Aber so wie du es gesagt hast: Deinen Kunden auf die Palme zu bringen, ist das Worst-Case-Szenario, das passieren kann. In diesen Situationen, in denen sie sagen „Hey, wir sind doch euer Kunde“, sagst du so: „Oh, das tut mir leid. Mein Kollege hat mir das nicht gesagt. Ich freue mich so, das zu hören. Läuft alles gut? Brauchen Sie etwas?“ Da wir am Telefon sind, kannst du es ein bisschen lustig machen. Du kannst, was weiß ich, am Telefon niedlich sein. Du machst keine Szene daraus. Aber wenn du einen Kunden hast, der sauer ist, was machst du dann? Wie gehst du mit dieser Situation um? Das ist das Schlimmste. Definitiv das Schlimmste.

22:21Dominka: Wenn du an verschiedene CRM-Systeme denkst, wie sie aussehen und wie sie funktionieren: Gibt es ein Feature oder etwas, bei dem du sagen würdest, das ist das Erste, woran ich denke, wenn ich an ein gutes CRM-Tool denke, und das fehlt vielleicht in manchen anderen CRM-Tools? Oder kannst du irgendwie sagen, was für dich das perfekte CRM-Tool wäre? Was ist das Wichtigste? Nachverfolgbarkeit, Sichtbarkeit, Reporting, was immer dir einfällt?

22:54Anamarija: Für mich, weißt du, ich bin ein richtig visueller Mensch. Ich liebe es, wenn ein CRM…

Dominka: Hübsche Sachen.

23:03Anamarija: Ja, ich liebe hübsche Sachen. Ich liebe es, wenn ein CRM eine schöne Ansicht der Pipeline hat, sodass du alles auf den ersten Blick sehen kannst. Du öffnest dein CRM und siehst: Hier sind meine Leads, die ich nie angefasst habe. Hier sind die Leads, an denen ich noch arbeite; bei denen muss ich noch Follow-ups machen. Hier sind die Leads, aus denen ich etwas gemacht habe: ein vereinbartes Meeting, was auch immer das Ziel ist. Und dann kommst du zu dem Teil, in dem du die Reports sehen kannst. Alles ist in Farben. Alles ist in Balken oder Diagrammen. Du kannst sehen, was du erwarten kannst. Du kannst sehen, woran du arbeiten solltest. Das liebe ich. Manche CRMs haben diese Lösung nicht. Alles ist irgendwie durcheinander. Alles ist irgendwie verrückt. Und du musst graben, um an die Information zu kommen. Das heißt nicht, dass sie diese Information nicht haben. Sie ist nur so tief vergraben, dass du danach suchen musst. Und verschiedene CRMs haben verschiedene Features. Wie ich am Anfang gesagt habe: Manchmal kannst du sie für Vertriebsprozesse nutzen, manchmal für Marketingprozesse, was auch immer dein Ziel ist. Und es hängt davon ab, wie viele Leute dieses CRM nutzen: damit die Daten nicht durcheinanderkommen, um die Zugriffe, die Ownership und so weiter zu regeln. Aber für mich ist der visuelle Teil der wichtigste. Es gibt CRMs, die richtig schlecht sind. Die haben, was weiß ich, keine Möglichkeit, irgendwelche Reports zu machen. Sie tracken die Zahlen nicht. Und es gibt CRMs, die so verrückt sind, dass du nichts findest.

24:45Dominka: Ja, ich glaube, da stimme ich zu. Ich glaube, es ist der visuelle Teil. Es ist der einfache Arbeitsablauf, den ein gutes erstes Dashboard für die Leads bietet.

Anamarija: Ein guter Überblick ist wirklich etwas Wichtiges.

25:03Dominka: Ich bin kein Fan der Listenansicht, denn wenn du eine Liste hast, weißt du nicht wirklich, wo der Fortschritt ist. Also so ein Dashboard im Stil eines Kanban-Boards, auf dem du täglich sehen kannst, was du zu tun hast und wohin der Lead geht. Das ist schon wichtig. Also für den Vertrieb, vielleicht nicht für etwas anderes. Vielleicht für, was weiß ich, einfach eine Kundenliste, an der du jede zweite Woche arbeitest, da brauchst du so etwas wahrscheinlich gar nicht. Aber wenn du wirklich eine Vertriebsaufgabe hast und viele Kunden, an denen du arbeiten musst, dann glaube ich, dass das vielleicht das wichtigste Feature ist, das wir in der Excel-Tabelle nicht hatten.

25:51Anamarija: Wenn du in einem CRM die Listenansicht öffnest, ist das wie eine Reise in die Vergangenheit. Du siehst alle Unternehmen darin. Manche sind wahrscheinlich rot, weil sie verloren sind. Bei manchen weißt du nicht, was passiert, was zu tun ist, wo die Aktivitäten sind, was du tun musst. Im CRM hast du alles so, wie du es willst. Du siehst einen guten Überblick, du siehst deine Pipeline. Du hast einen kleinen Button für deine nächsten Aktivitäten. Der ist da, damit du nie deine Gelegenheit verpasst, mit deinem Kunden in Kommunikation zu treten. Und ich glaube, bei CRMs und der Lead-Hygiene und allem, wofür sie steht, geht es um das richtige Timing. Wann immer du deine Leads also so trackst, wie du solltest, wirst du nie zu spät sein. Wenn du deinen Kaffee auf dem Tisch stehen lässt, wird er kalt, weil du ihn so lange stehen gelassen hast. Genauso ist es in den CRMs. Wenn du es zu lange liegen lässt, machst du keine gute Lead-Hygiene, du verpasst die Gelegenheiten, und alles wird…

26:59Dominka: Kalter Kaffee ist gut für die Haut.

Anamarija: Ist er. Deshalb sehen wir so hübsch aus.

27:06Dominka: Ja. Ein weiteres Feature, das ich wirklich wichtig finde, ist, dass du in einem guten CRM-System vieles filtern kannst. Das ist wirklich hilfreich, wenn du einige deiner Pipelines bereinigen musst, wenn du einfach bestimmte Leads finden musst oder wenn du einfach Duplikate entfernen oder einfach sehen willst, was mit bestimmten Kundentypen passiert.

27:35Anamarija: Genau. Dieses Feature nutze ich ziemlich oft. Das letzte Mal habe ich es genutzt, als wir zusammen mit einem unserer Partner entschieden haben, bestimmte Branchen oder bestimmte Arten von Unternehmen nicht mehr anzurufen. In diesem Fall hieß es: „Hey, wir rufen keine Unternehmen mit unter 1.000 Mitarbeitern mehr an.“ Der einfachste Weg, sie herauszuziehen und aus deiner Arbeitspipeline zu entfernen, war also einfach, einen Filter anzulegen. „Okay, ich brauche Unternehmen dieser und dieser Größe.“ Bulk Edit. Auf „verloren“ gesetzt. Fertig. Du bist also in fünf Minuten durch. Du musst deine Zeit mit im Grunde gar nichts verschwenden.

28:13Dominka: Ja. Und ein drittes Feature, vielleicht, das dir am wichtigsten ist?

28:19Anamarija: Für mich würde ich als Erstes das sagen, was ich schon erwähnt habe: diese Möglichkeit, andere Tools zu verbinden. Es ist wichtig, alles an einem Ort zu sehen. Heute ist alles… Du hast für nichts Zeit. Alle sind in Eile. Alle wollen alles sofort. Und einen richtig guten Überblick darüber zu haben, was bei einem Deal passiert, ist für mich wirklich wichtig. Und für die BDRs und alle, die in dieser Branche arbeiten: Wir haben alles an einem Ort. Das ist also das Feature, das für mich am wichtigsten ist, die Tools verbinden zu können. Und natürlich ein CRM, das seine eigenen Reports erstellen kann, das ist wirklich hilfreich. Aber wie gesagt, ich komme auf die Verbindung zurück, weil wir für die Zahlen und alles, was wir tracken, ein anderes Tool nutzen. Das ist also nicht so wichtig. Und natürlich der visuelle Teil: dass es gut aussieht, dass es ziemlich einfach zu bedienen ist, dass es verständlich ist, nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden. Wie gesagt, wir hatten durchaus Kunden, die mit CRMs nicht vertraut sind. Aber sie gehen rein und sagen: „Hey, das ist ziemlich einfach. Ich verstehe das. Es ist gut, dass ich in einen Deal reingehen und nachlesen kann, was passiert ist. Ich freue mich wirklich zu sehen, dass ihr euch von jedem Gespräch, das ihr führt, Notizen macht.“ Alles zusammen macht am Ende also ein gutes CRM aus.

29:52Dominka: Ja. Ich würde den Import nennen, den die meisten CRM-Tools einfach machen. Für uns, die wir mit vielen neuen Kontakten arbeiten, ist es entscheidend, dass du nichts manuell eintragen musst, was heute nicht mehr vorkommt. Manchmal war das in einigen der CRMs, mit denen wir gearbeitet haben, eine kleine Herausforderung.

30:17Anamarija: Ja, genau. Das ist ein Feature, das ich, siehst du, für selbstverständlich halte. Weil es so ist: Ist doch gut, ich habe meine Excel-Tabelle, ich habe meine Recherche gemacht, ich importiere sie einfach, ich mappe alles zusammen, und ich bin fertig. Fünf Minuten, maximal. Ich bin fertig. Aber ja, du hast völlig recht. Manchmal mussten wir Dinge tatsächlich manuell machen, und das war wirklich mühsam. Heute hasse ich es wirklich, Dinge manuell zu machen, besonders wenn ich zusätzliche Recherche machen muss, weil es für mich wichtig ist, für meine Kollegen, für den Partner, weißt du. Und dann denke ich so: „Oh, ich brauche wirklich so zwei oder drei Stunden, in denen ich einfach dasitze und manuell recherchiere, google“, was ziemlich verrückt ist. Aber ich mache das immer noch. Nicht so oft, aber ich mache es immer noch.

31:10Dominka: Ja. Wenn wir über die Nutzung von CRM-Systemen in unserem Business sprechen, B2B-Cold-Calling und die Akquise neuer Kunden in jeder Branche, aber in der B2B-Welt: Wie strukturierst du als Projektmanagerin deine Pipelines? Importierst du Personen und nutzt sie als ersten Kontaktpunkt, oder ist ein Unternehmen die Hauptfigur, oder legst du Deals an? Was würdest du jemandem empfehlen, der anfängt, ein CRM-Tool zu nutzen, und neue Leads auf dem B2B-Markt gewinnen will?

32:01Anamarija: Na ja, in meinem Fall recherchiere ich zu 100 % die Unternehmen. Das ist etwas, das für uns in der Partnerschaft mit unserem Kunden wichtig ist: die Branche herauszufinden, vielleicht auch noch andere Kriterien, wie die Größe der Unternehmen, die Region, aus der die Unternehmen kommen sollen, und so weiter. Also nach bestimmten Kriterien. Und wir importieren sie immer als Deals in unser CRM, das heißt, ein Deal hat denselben Namen wie das Unternehmen, auf das wir abzielen.

Dominka: Kann man das mit jedem CRM machen?

32:42Anamarija: Na ja, da bin ich mir nicht sicher. Ich meine, du kannst immer noch irgendeine Liste mit Unternehmen, die du anrufen willst, in einer Excel-Tabelle haben, so wie wir vor sieben Jahren, weißt du? Aber es ist schwieriger, weil es eine Listenansicht ist. Manchmal stößt du zum Beispiel auf ein Unternehmen, das Teil einer Gruppe ist, und du musst innerhalb dieser Gruppe fünf verschiedene Tochterunternehmen anrufen. Was machst du dann? Teilst du das innerhalb einer Excel-Tabelle auf? Trackst du alles in einem einzigen Feld der Excel-Tabelle? Was machst du dann? Aber in einem CRM hast du so viele verschiedene Möglichkeiten, damit umzugehen.

33:25Dominka: Ich glaube, viele Leute, oder viele Unternehmen, machen einen großen Fehler, indem sie Leads, oder Personen aus Unternehmen, importieren und an ihnen arbeiten. Am Ende willst du ja keine Person akquirieren, du willst ein Unternehmen akquirieren. Und verschiedene Leute haben verschiedene Positionen in einem Unternehmen. Und das sorgt, nach dem, was ich gesehen habe, in jedem CRM, mit dem wir gearbeitet haben, für viel Chaos. Denn der einfachste Weg ist immer, von einem Unternehmen auszugehen oder, wenn ein CRM-System es erlaubt, eine Art Deal anzulegen, in dem du gleichzeitig mit einem Unternehmen und einer Person arbeiten kannst, im selben Deal. Soweit ich weiß, haben viele CRMs, mit denen wir arbeiten, diese Features. Und das ist so der einfachste visuelle Weg für einen BDR, an einem Lead zu arbeiten.

34:35Anamarija: Das stimmt. Denn irgendwann hast du alles vor dir. Du hast den Namen des Unternehmens und sagst zum Beispiel: Okay, ich habe eine Lösung, die, was weiß ich, von Forschungs- und Entwicklungsabteilungen genutzt werden kann, aber auch von der IT-Abteilung eines Unternehmens. Ich kann aber zum Beispiel auch jemanden aus der Produktion anrufen. Du hast also drei Touchpoints in einem Unternehmen. Was machst du dann? Du legst dafür nicht drei verschiedene Deals an, weil das Verwirrung stiftet. Du landest wahrscheinlich immer bei derselben Person am Empfang. Die willst du nicht nerven. Sie sagt dann einfach: „Okay, Sie rufen jetzt zu oft an. Auf Wiederhören.“ Aber in einem Deal hast du den Überblick darüber, was du gemacht hast. Wenn du in einer Abteilung einen Kontakt gewonnen hast, kannst du zur nächsten weitergehen und so weiter. Also, das stimmt. Unter einem Unternehmen, unter einem Deal, ist es viel, viel einfacher, als einfach zwischen Leuten, Personen, was auch immer, hin- und herzuspringen und den Überblick darüber zu verlieren, was du gemacht hast.

35:39Dominka: Was ist die wichtigste oder essenzielle Information, die du für eine erste Cold-Calling-Kampagne importieren musst, etwas, ohne das du nie arbeiten kannst?

Anamarija: Die Information, die ich importieren muss?

35:54Dominka: Ja. Wenn wir anfangen. Sagen wir, wir starten eine neue Kampagne für einen neuen Kunden, der kein CRM-System hat und nicht weiß, was er uns überhaupt geben muss, ob er eine Datenbank liefert oder wir eine Datenbank erstellen. Was importieren wir für ihn? Was sind die ersten Schritte?

36:11Anamarija: Okay. Nachdem wir uns auf die Kriterien geeinigt haben, die ich erwähnt habe, und wir eine Liste mit Unternehmen erstellt haben…

Dominka: Welche Art von Kriterien?

36:19Anamarija: Zum Beispiel Unternehmensgröße, die Branche, auf die wir abzielen. Du musst die Zielgruppe bestimmen, oder das ICP, das Ideal Client Profile, um eine Liste zu erstellen. Auf Basis dieser Informationen erstellen wir also eine Liste mit Unternehmen, die passen. Und jetzt kommt der nächste Schritt. Wir müssen sie mit den Informationen importieren, die wir aus unserer Position brauchen, weil wir sie anrufen werden. Für den Anfang brauchen wir nicht viele Informationen. Erstens den Namen des Unternehmens. Website. Telefonnummer. Und mehr oder weniger war es das. LinkedIn-Seite? Manchmal. Aber das sind die drei Hauptpunkte, die jemand braucht, der im Vertrieb arbeitet. Ich habe zum Beispiel diese drei Punkte. Was mache ich? Ich gehe zuerst auf ihre Website, um zu sehen: „Hey, ich will sichergehen, dass dieses Unternehmen wirklich zur Zielgruppe gehört.“ Okay, gut. „Okay, mal sehen. Suchen wir eine Nummer, zum Beispiel für den Empfang.“ Vielleicht hat dieses Unternehmen auf der Website die Liste möglicher Entscheider. „Schauen wir uns das an.“ Okay, ich habe ein LinkedIn-Profil. Schauen wir, ob dieses Unternehmen ein LinkedIn-Profil hat. Ich tippe den Namen des Unternehmens ein. Ich recherchiere dort die richtigen Entscheider. Und es ist wirklich nicht viel nötig, damit du etwas Gutes daraus machst. Aber in der Business Development ist genau das wichtig. Du kannst eine Menge davon schaffen, ohne etwas vor dir zu haben. Du kannst selbst etwas schaffen und recherchieren und trotzdem etwas richtig, richtig Gutes aufbauen und gute Data-Mining-Informationen sammeln: in unserem Fall für unsere Partner, in anderen Fällen für dein Unternehmen.

38:16Dominka: Das ist wirklich wichtig. Das ist das, was ich oft mit unseren neuen Partnern bespreche, bevor wir ein Projekt starten. Die sagen so: „Okay, welche Informationen braucht ihr? Wir haben eine Datenbank, aber wir sind nicht sicher, ob die Entscheider in diesen Unternehmen noch die Entscheider sind.“ Dann sage ich ihnen einfach: Ja, das müssen wir wirklich noch einmal prüfen. Und es ist nicht die erste Information, die wir brauchen. Wir fangen eigentlich wirklich bei null an. Cold Calling heißt, wir fangen ganz von vorne an. Wir fangen beim ersten Touchpoint an, und das ist normalerweise die Website. Dort finden wir eine Telefonnummer. Dann gehen wir auf LinkedIn, wo wir vielleicht den richtigen Entscheider finden. Wenn wir das nicht schaffen, machen wir einfach das, was wir immer gemacht haben: Wir rufen einfach an und finden es heraus. Und das ist mehr die sekundäre Information, die wir bekommen: der Entscheider, vielleicht worauf sie sich gerade konzentrieren, vielleicht gibt es bei ihnen Veränderungen.

Anamarija: Genau.

Dominka: Worüber sie gerade nachdenken, was auch immer.

39:23Anamarija: Das findest du nicht online. Du googelst nicht ein Unternehmen und siehst überall die Information: „Hey, dieses Unternehmen hat Probleme mit, was weiß ich, der Digitalisierung in seiner Produktion.“ Diese Information findest du nicht. Du musst anrufen. Andererseits gibt es heute durchaus Tools, die dir helfen können, was in Ordnung ist. Aber das ist im Grunde…

Dominka: …das, was du nur durch Cold Calling bekommst.

Anamarija: Genau.

39:48Dominka: Dann gibt es noch etwas wirklich Wichtiges, das man im Hinterkopf behalten muss: Jedes CRM, oder fast jedes CRM, kannst du anpassen. Du kannst also jede Information, die du brauchst, in dein CRM aufnehmen und einfach eine kleine Checkliste haben, in die du die Dinge, auf die du bei einem Anruf oder bei der Recherche gestoßen bist, ins CRM-System einträgst. Und am Ende einer Cold-Calling-Kampagne hast du eine richtig, richtig starke Datenbank, mit der du jahrelang arbeiten kannst, wenn du willst.

40:25Anamarija: Das Wichtigste an einem CRM ist, dass es richtig sicher ist. Das ist es wirklich. Besonders die, die, sagen wir, webbasiert sind, auf guten Servern oder was auch immer. Früher hatten wir die Excel-Tabelle. Wir hatten ein Problem: „Hey, was passiert, wenn ich die Daten verliere? Wenn mit unserer Excel-Tabelle etwas passiert?“ Jeder auf dieser Welt hatte irgendwann einmal eine Situation mit einer Excel-Tabelle, in der sie nicht reagiert, und du verlierst einfach die Daten, die du… Was machst du dann? Heute speichern CRMs so viele Informationen. Du kannst jahrelang arbeiten. Wir haben Partner, mit denen wir jetzt seit mehr als zwei Jahren zusammenarbeiten. Zwei Jahre, in denen Unternehmen angerufen wurden, das ist etwas richtig, richtig Großes. Stell dir das in einer Excel-Tabelle vor.

Dominka: Das wäre verrückt.

41:28Anamarija: Ich meine, wie speicherst du das? Aber ein gutes CRM hält deine Informationen wirklich fest. Du kannst immer zurückkommen und sagen: „Hey, ich gehe noch mal zu den Unternehmen zurück, die ich 2023 angerufen habe, um zu sehen, was bei ihnen los ist. Ich rufe diesen Entscheider an und frage bei ihm nach: Hey, wie läuft's? Als wir das letzte Mal gesprochen haben, vor zwei Jahren oder vor einem Jahr, haben Sie gesagt, dass Sie gerade etwas einführen, dass Sie keine Zeit haben, dass es nicht das richtige Timing ist.“ Aus heiterem Himmel hast du einen neuen Kunden. Weil du eine gute Lead-Hygiene hattest, weil du ein gutes CRM hattest, das diese Information speichert.

42:08Dominka: Gibt es einen Tipp, den du jemandem geben würdest, der anfängt oder kurz davor ist, ein CRM-System zu nutzen, oder nicht sicher ist, ob er es tun sollte? Was ist der erste Schritt, um ein gutes System einzuführen?

42:26Anamarija: Na ja, ich würde auf jeden Fall sagen, wie bei allem auf dieser Welt musst du ein bisschen recherchieren. Es hängt davon ab, was du machen willst: ob du ein CRM für Marketingzwecke nutzen willst, für Vertriebszwecke oder kombiniert. Es gibt viele verschiedene Tools auf dem Markt, und die Kosten sind natürlich unterschiedlich. Es hängt davon ab, wonach du suchst. Wenn du etwas gefunden hast, kannst du, glaube ich, bei allen eine Testphase machen. Versuch vielleicht, ein bisschen mit echten Daten zu testen, um zu sehen, wie es für dich funktioniert. Für mich ist es eine visuelle Sache. Ich muss alles vor mir sehen. Es muss einfach sein. Die Anpassung muss einfach und möglich sein, natürlich. Für mich ist das das Wichtigste. Aber für andere ist das vielleicht nicht so. Ich würde auf jeden Fall empfehlen, vielleicht die größten zu nehmen, denn sie sind nicht ohne Grund die größten. Teste alles und schau, was für dich am besten funktioniert, und welche Features du brauchst.

43:29Dominka: Würdest du eher empfehlen, dass sie sich einen Experten suchen, der ihnen hilft, ein CRM einzuführen? Oder einfach lernen, es durch Ausprobieren zu nutzen?

43:41Anamarija: Das hängt auch davon ab, würde ich sagen. Denn bei uns funktioniert es: Learning by Doing. Es hat bei uns funktioniert, weil wir nicht mehr als 100 Mitarbeiter haben, die das CRM nutzen werden. Damals hatten wir ein kleineres Team. Wir hatten genug Zeit zu recherchieren, etwas zu finden, das für uns funktioniert, und so weiter. Aber bei manchen Teams funktioniert es einfach nicht so. Da brauchst du einen Experten, der sagt: „Hey, ihr habt euer Marketing-Team, ihr habt euer Sales-Team, ihr wollt alles kombiniert haben.“ Du wirst nicht, was weiß ich, einen freien Tag für 50 Leute nutzen, damit sie dasitzen und das CRM lernen. Da brauchst du einen Experten, der sagt: „Hey, ich richte alles für euch nach euren Bedürfnissen ein.“ Zum Beispiel, was weiß ich, wir haben gesagt, wir nennen keine Namen, aber die größten CRMs der Welt sind Salesforce und HubSpot. Manchmal, abhängig von deinem Unternehmen, davon, wie die Leute arbeiten und wie viele Mitarbeiter es nutzen werden, brauchst du einen Experten, der alles für dich einrichtet.

44:53Dominka: Ich glaube, es hängt nicht von den Leuten ab, die es nutzen werden, sondern eher von den Daten, die du schon hast und einspielen musst. Wenn du viele Daten hast, dann ist es vielleicht klug, einen Experten zu holen, der dir dabei hilft. Ich meine, wenn du bei null anfangen musst, solltest du vielleicht einfach eine Lizenz kaufen und schauen, wohin du damit kommst.

45:17Dominka: Okay. Bevor wir diesen Podcast beenden, haben wir ein kleines Spiel, das wir spielen wollen. Dieses Spiel heißt Would You Rather, CRM Edition, und es wurde extra für dich entwickelt. Der Host gibt zwei schwierige Entscheidungen rund um den Vertrieb vor, der Host bin ich, und der Gast, also du, muss sich für eine entscheiden.

Anamarija: Okay.

45:41Dominka: Ich fange also an. Wir haben fünf Entscheidungen für dich: fünf Sätze, oder fünf Fragen. Ich fange mit der ersten an. Würdest du lieber alle deine CRM-Daten verlieren oder deine drei wichtigsten Kunden?

46:06Anamarija: Oh Mann. Okay. Ja, das ist eine schwierige. Na ja, ich liebe meine Kunden wirklich, weißt du. Ich liebe sie wirklich. Ich will sie nicht verlieren. Also würde ich sagen, ich würde lieber die CRM-Daten verlieren.

Dominka: Statt der drei wichtigsten Kunden?

Anamarija: Ja, ich weiß nicht. Das ist eine richtig schwierige. Das ist eine unfaire.

46:31Dominka: Ja, das ist nicht fair. Das ist keine faire Frage, weil vielleicht einige der Kunden diesen Podcast hören.

Anamarija: Gerne.

Dominka: Gut. Na ja, in erster Linie bist du Projektmanagerin, keine CRM-Verkäuferin.

Anamarija: Genau. Vielleicht habe ich mich heute wie eine angehört.

Dominka: Ja. Das ist ein wichtiger Teil deines Jobs. Es macht ihn effizienter.

47:01Dominka: Die zweite: Würdest du lieber 100 zufällige Leute kalt anrufen oder 1.000 Leads manuell eintragen?

47:10Anamarija: Oh Mann. Wenn du sagst, Leute kalt anrufen, heißt das so B2C-Calling: vielleicht alte Damen anrufen und ihnen Messer verkaufen oder so etwas.

Dominka: Ich weiß nicht. Wie würdest du es interpretieren?

47:24Anamarija: Wenn es 100 Unternehmen sind, dann wäre das auf jeden Fall die Wahl. Aber wenn es darum geht, 100 Privatpersonen anzurufen, dann würde ich manuell 1.000 importieren.

47:42Dominka: Okay. Die dritte: Hättest du lieber ein veraltetes CRM oder gar kein CRM?

47:50Anamarija: Gar kein CRM. Wir können alles aus Excel-Tabellen machen. Weißt du, dass wir diese alten Excel-Tabellen immer noch haben, so als Vorlagen?

Dominka: Nein.

Anamarija: Haben wir. Es ist also so etwas wie ein Relikt, aber es ist eine Option für dich. Du hast die alten Vorlagen.

48:03Dominka: Stimmt. Genau. Okay. Würdest du lieber ein CRM nutzen, das super langsam ist, oder eines, das zufällig einige deiner Leads löscht?

48:13Anamarija: Auf jeden Fall das, das super langsam ist. Ein super langsames CRM ist besser als eines, das Leads löscht.

48:23Dominka: Okay. Und die letzte: Würdest du lieber alle deine gespeicherten E-Mail-Vorlagen verlieren oder jeden Lead anrufen müssen, ohne seine Historie zu sehen?

48:32Anamarija: Nicht, dass ich sie lösche, aber ich hätte lieber gelöschte E-Mails, als die Historie mit den Leads nicht zu haben. Weißt du, eine E-Mail kann ich mir aus dem Kopf ausdenken. Das ist in Ordnung.

48:47Dominka: Ja. Du kannst sie jedes Mal von Grund auf neu schreiben. Okay. Das war's. Das war die Folge über Tools, über CRMs, heute mit Anamarija. Vielen Dank, dass du unser Gast warst.

Anamarija: Sehr gerne.

Dominka: Hoffentlich kommst du eines Tages mit einem anderen Tool oder einem anderen Thema wieder.

Anamarija: Cold call me. (Ruf mich kalt an.)

Dominka: Das war's. Tschüss. Danke.

Anamarija: Tschüss.