Automatisierung und Tools im B2B-Vertrieb

1:16Kim: Automatisierung und Tools. Warum sind das wesentliche Bestandteile moderner B2B-Leadgenerierungsstrategien?

1:27Dominka: Sind das überhaupt wesentliche Bestandteile? Sicher. Also wenn man modern vorgehen möchte und nicht alles mit Stift und Papier aufschreiben will und das dann später dem Klienten vorliest oder per Post noch mal zuschickt …

Kim: Oh ja, schriftlich bitte.

Dominka: Ja, genau. Per Post bitte. Dann macht es Sinn, einige Sachen zu automatisieren. Aber nicht alles. Denn das kann einem zum Verhängnis werden, würd ich sagen.

1:59Kim: Was meinst du, welchen spezifischen Herausforderungen stehen B2B-Marketing-Experten bei der Leadgenerierung gegenüber, die Tools und Automatisierung lösen können?

2:16Dominka: Ja, auf jeden Fall. Also wenn ich das jetzt vergleiche, vor vielleicht 7 Jahren und heute: Damals hatten wir nicht die Möglichkeit, sehr schnell Kontakte aus dem Internet rauszufischen, wie wir das heute machen können. Oder vielleicht waren die Tools damals nicht so sophistiziert dafür. Was wir natürlich oft benutzen, ist LinkedIn Sales Navigator, und der ist heute natürlich viel mächtiger, als er das vor 10 Jahren war. Weil sehr viele Leute da sind, sehr viel mehr Informationen drin sind und er an sich auch erst so richtig lebendig geworden ist in den letzten paar Jahren. Dann gibt's natürlich verschiedene kleine Plugins, die einem helfen können, schneller Kontakte rauszufischen und Listen schneller zu sortieren. Es gibt Tools, die einem helfen können, etwas zu säubern. Es gibt CRM-Tools, die jetzt viel, viel besser sind als vor einiger Zeit. Und wenn man noch mal an vor ein paar Jahren zurückdenkt: Da haben wir auch selber sehr oft unsere Kontakte in Excel gepflegt. Was ja eigentlich nicht so schlecht ist. Aber wenn man's mit einem CRM machen kann, das online verfügbar ist, wo jeder direkt Zugriff hat, dann ist es natürlich viel charmanter, wenn der Kunde oder der Partner direkt reinschauen kann, was wir machen, und direkt messen kann, was wir machen. Das Messbare ist ja eigentlich das, was heute auch sehr wichtig ist.

3:48Kim: Vor 7 Jahren habe ich gedacht: Oh, wie organisiert sind wir denn? Wir haben so viele Excel-Tabellen. Und heute ist es wirklich eine andere Sache. Das wollte ich dich auch gerade fragen: Wie hast du es persönlich erlebt? Du hast ja selbst gesagt, vor 5, 7, 10 Jahren war es ganz, ganz anders als heute.

4:08Dominka: Ja, ich bin so ein bisschen sturköpfig. Und damals dachte ich mir: Hey, wozu brauchen wir denn ein CRM? Wir haben ja ein Excel, das können wir alles so schön in der Excel-Tabelle darstellen. Was wir auch machen konnten, wir konnten wirklich sehr viel abbilden. Aber dann merkt man halt: Okay, warum tun wir uns das an? Natürlich gehen wir mit dem Flow und nehmen uns einfach das, was uns selber die Arbeit erleichtert und schneller macht. Auch bei Telefonie-Tools. Natürlich kann man die Nummer eintippen, aber wenn man direkt draufklicken und telefonieren kann, ist es natürlich viel besser. Und wenn das Tool dann auch so sophistiziert ist, dass es erkennen kann, dass es vielleicht eine ungültige Nummer ist oder eine zu kurze Nummer oder irgendwo eine Durchwahl fehlt, dann ist es natürlich noch mal eine Extrahilfe. Das sind dann alles so Kleinigkeiten, die irgendwie helfen. Und wenn man zurückschaut: Vor ein paar Jahren oder auch schon letztes Jahr gab's manche Tools ja noch nicht.

5:22Dominka: Wir können ja auch gestehen: Ja, wir helfen uns auch mit AI, um vielleicht ab und zu mal auf eine Idee zu kommen oder zu fragen: Hey, was waren die besten Tools für Leadgenerierung Ende 2023?

Kim: Mach ich nicht, ne?

5:36Dominka: Machen wir selber auch. Und so weit darf's ja gehen. Ich glaub, es darf nicht so weit gehen, dass man direkt sagt: Hey, erstellen wir hier ein ganzes Projekt, das ganze Skript und die E-Mails, und dann schicken wir das einfach undurchschaut, unüberschaut zum Kunden rüber, und wir haben unsere Arbeit getan. Das wäre natürlich sehr töricht, wenn wir das machen würden. Machen wir nicht.

6:02Kim: Bevor wir weitergehen, wollte ich erst mal definieren, was wir unter Tool und Automatisierung …

Dominka: Ja, das wär gut.

6:11Kim: … im Kontext der B2B-Leadgenerierung verstehen können. Also: Tools bezieht sich auf Software und Plattformen, die Unternehmen dabei helfen, Leads zu identifizieren, zu verwalten und zu pflegen. Diese Tools können vielfältige Funktionen bieten, wie zum Beispiel CRM-Systeme, die du schon erwähnt hast, E-Mail-Marketing-Plattformen, Social-Media-Management-Tools, Analyse- und Reporting-Tools und Lead-Scoring-Software. Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologien, um wiederkehrende Aufgaben und Prozesse ohne menschliches Eingreifen zu erledigen. Im Bereich der B2B-Leadgenerierung umfasst dies die Automatisierung von E-Mail-Marketingkampagnen, die automatische Erfassung und Pflege von Kundendaten, das automatische Scoring und Qualifizieren von Leads sowie die Nachverfolgung und Pflege von Interessenten über verschiedene Kanäle hinweg.

7:12Kim: Kannst du vielleicht noch Beispiele für Tools nennen, die häufig verwendet werden, außer CRM …

7:20Dominka: Telefon. Das verwenden wir noch. Darüber hinaus sind es, glaube ich, nicht mehr viele. Was darüber hinausgeht, sind dann eher wirklich Tools, die, keine Ahnung, im Lead-Scraping-Bereich sind, die irgendwie die Webseite noch mal ein bisschen durchfischen und schauen, wer sich da befindet. Das sind halt Tools, die nicht bei jedem gut einsetzbar sind. Natürlich gibt's davon heutzutage ein Universum an Tools, die Ähnliches machen und für jemanden vielleicht auch brauchbar sind. Ich glaub, wir halten uns da immer noch an die Safe Side und benutzen das, womit wir als Menschen wirklich auch noch eingreifen und selber diktieren können, was gemacht werden soll. Ich glaub, dass wir uns ein Tool, das komplett automatisiert was macht, nicht direkt leisten können, in der Hinsicht: Wenn's zu einem Fehler kommt, dann sind wir ja direkt diejenigen, die was falsch gemacht haben. Und wir verkaufen ja eine Dienstleistung, in der die menschliche Interaktion Nummer 1 ist und nicht irgendwie ein Computer, der was ausrechnet und dann einfach vorzeigt.

8:36Kim: Und da du jetzt diesen menschlichen Faktor erwähnt hast: Hast du vielleicht ein Beispiel, wo wir Automatisierung verwendet haben, um repetitive Aufgaben zu vereinfachen?

8:50Dominka: Ja klar, wie schon gesagt. Das vielleicht banalste Beispiel ist das Rausschicken von E-Mails. Ab und zu ist mir spätabends noch eingefallen, dass ich eine E-Mail rausschicken sollte, wollte das aber nicht so gerne um 23 Uhr machen. Dann setz ich das eben auf 8:30 Uhr morgens. Das ist vielleicht ein bisschen höflicher, wobei die meisten vielleicht gar nicht mehr in ihre E-Mails reinschauen. Aber ich wollte dann auch nicht den Eindruck erwecken, dass ich jetzt irgendwie so eine fleißige Biene bin, die auch abends um 23 Uhr noch irgendwas rausschickt. Das ist wirklich ein sehr banales Beispiel.

9:30Dominka: Das 2. Beispiel, das vielleicht ein bisschen sophistizierter ist und für uns wirklich ein Gamechanger gewesen ist: dass wir uns Tools eingekauft haben, mit denen wir einfach Kontakte schneller rausholen können. Wenn ich jetzt eine Liste für einen Kunden oder für uns selber erstelle und eine Riesenliste von 50 Kontakten gefunden hab, muss ich die nicht händisch rauskopieren. Ist ja Blödsinn, wenn man das mit einem Scraper machen kann, der das rausholt und in eine Excel-Datei einsortiert. Und dann hab ich mir sicher 2 Stunden Arbeit gespart. Das ist etwas, was schon ein Gamechanger war für uns. Oder auch allein die Suchmaschinen, die es heutzutage gibt: dass man nicht die Gelben Seiten durchgehen muss, sondern sich bei Sales Navigator ein paar gute Keywords überlegt, eintippt und die Kontakte rausholt. Und es gibt natürlich auch andere Tools neben Sales Navigator, andere Suchmaschinen, die darauf spezialisiert sind, Leads rauszufischen und zu generieren. Ist alles fantastisch. Natürlich wurde das von jemandem zusammengestellt, damit anderen Leuten wie uns die Arbeit leicht gemacht wird. Und das feiern wir natürlich sehr.

10:53Kim: Du hast jetzt E-Mails erwähnt. Wir schicken natürlich nach fast jedem Telefonat eine E-Mail raus. Was findest du: Kann man das automatisieren? Soll man das automatisieren?

11:10Dominka: Ja, also automatisieren in der Hinsicht, dass man natürlich immer eine Zeit setzen kann, wann man die E-Mail rausschicken möchte, weil man sich direkt an ein Telefonat machen möchte, und sich Reminder setzen. Aber das ist nicht das Wesentliche. Ich glaub, es ist immer gut, wenn man Platzhalter benutzen kann, für Situationen, die sehr häufig vorkommen. Platzhalter für den Namen, Platzhalter vielleicht für irgendwelche Positionen, Platzhalter für einen Termin, den man schon irgendwo eingebucht hat. Das ist natürlich immer sehr praktisch, und das sind praktische Sachen, die einem wirklich sehr viel Zeit einsparen. Ich glaub, das sind so Tools, über die man heutzutage gar nicht mehr nachdenkt. Vor ein paar Jahren war das total innovativ: Oh ja, super, das hilft mir jetzt total. Heutzutage ist es, glaub ich, gang und gäbe, so was einzusetzen. Wer das nicht macht, der ist schon ein bisschen doof.

12:13Kim: Ja, wenn man Automatisierung und E-Mails sagt, dann denkt man: Ach okay, jeder bekommt eine ganz gleiche E-Mail. Und das ist dann so ein bisschen blöd. Wir machen das natürlich nicht so. Aber was du gesagt hast, Platzhalter, die dir einfach die Arbeit ein bisschen schneller machen, das ist etwas sehr Gutes.

Dominka: Genau.

12:36Kim: CRM-Systeme. Das haben wir schon erwähnt. Ich kann mich daran erinnern, Excel-Tabellen, das hab ich schon gesagt: Vor 7 Jahren dachte ich, Excel-Tabellen sind so cool, wir sind so organisiert. Und jetzt, da wir wirklich ein CRM-System haben, sehen wir auch, wie viel einfacher es ist, wenn man das so hat. Du warst hier auch diejenige, glaub ich, die daran gearbeitet hat?

13:16Dominka: Was denn, ein CRM einzuführen? Nö, das ist irgendwie fast spontan passiert, glaub ich.

13:24Kim: Wie ist es dazu gekommen, dass wir das gemacht haben?

13:29Dominka: Wir haben's einfach ausprobiert. Und wir fanden's schon gut. Und dann haben wir gemerkt, es ist besser, als selber irgendwas auszurechnen. Es ist weniger fehlerhaft als irgendwelche Ausrechnungen, die du dir selber in der Excel-Datei zusammengebastelt hast. Und das Gute ist natürlich, dass man sehr leicht Sachen importieren und es vor allem direkt mit dem Kunden teilen konnte. Eine Excel-Datei hin und her zu schicken oder bei Google Drive oder Outlook zu hinterlegen, das ist natürlich immer ein bisschen mühselig. Dann ist die Verbindung irgendwo nicht so gut, dann sind sie gleichzeitig in der Tabelle drin, dann fehlt das Attachment und so weiter. Das sind halt so Sachen, die einfach tollpatschig waren.

14:27Dominka: Und was dann sehr spannend ist: wenn man sich mehrere CRMs angeschaut hat und sieht, dass die sehr ähnlich ticken. Sehr viele sind in unterschiedlichen Preisklassen und auch nicht für jeden gut. Ich würd sagen, wenn man Direktvertrieb macht wie wir, braucht man kein supersophistiziertes CRM, das irgendwie auch ein Warenwirtschaftssystem ist. Oder auch ein Marketingtool im Hintergrund, wenn man selber keinen Inbound macht, wie wir auch. Dann reicht's ja schon, wenn man eine ordentliche Pipeline hat, wo man den Fortschritt schön sehen kann, wo man ein ordentliches Reporting hat, wo man auch immer sehen kann, wie viel man gemacht hat. Und dass man das wirklich sehr simpel abbilden kann und jeder das auch verstehen kann. Dass man das anhand von ein paar Sätzen erklären kann. Nicht, dass man da stundenlang in einem Workshop sitzen muss, um überhaupt zu verstehen, worum's hier geht. Was dann auch sehr schade ist: wenn man sieht, dass das CRM nicht gut genug genutzt und auch nicht schön gepflegt wird. Das ist bei vielen Vertrieblern der Fall. Und deswegen versuchen wir immer, das zu unseren Gunsten zu nutzen: Hey, wir machen es ordentlich, wir machen es schön, dann habt ihr später auch was davon, wenn wir vielleicht nicht mehr zusammenarbeiten. Dann habt ihr zumindest eine schöne Historie dazu, was alles von unserer Seite her …

15:54Kim: Das ist gerade meine nächste Frage: Wie können Vertriebler ihre Workflows optimieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Tools und Teams zu gewährleisten? Du hast jetzt gesagt, wie wir das machen. Was kannst du vielleicht anderen raten?

16:21Dominka: Also das, was ich raten kann, ist wirklich etwas, was man schon tausendmal gehört hat: Wenn's rot ist, dann heißt es, dass man's nicht erledigt hat. Dann sollte man's erledigen. Wenn's grün ist, dann heißt es, dass es gut ist. Wenn's irgendwo grau ist, dann heißt es, dass es noch nicht fällig ist. In den meisten Fällen. Einfach drauf aufpassen, dass man sich nicht Unmengen an Aufgaben erstellt. Ich würd dann eher sagen: Hey, verschieb dir lieber die Aufgabe auf 10 Wochen von heute, wenn du merkst, es ist nicht der richtige Zeitpunkt, als dass du sie irgendwo liegen lässt, nicht behandelst und dann irgendwann an einen neuen BDR weitergibst und sagst: Hey, das war mein heißer Lead, versuch du auch mal anzurufen.

Kim: Ja, der war …

Dominka: Das ist ja nicht mehr, ne?

Kim: Vor 2 Jahren.

17:14Dominka: Genau, das war's dann. Dann ist es futsch. Da muss man wirklich aufpassen. Und gerade in solchen Situationen: In der Rechtzeitigkeit liegt dann auch wirklich die Würze. Da passiert dann meistens auch die Magic, die wir mitbringen: dass wir wirklich aufgepasst haben, und der weiß dann: Oh, schau mal, die Kim von OB2B, die war hartnäckig. Aber die war auch sympathisch. Die war jetzt nicht aufdringlich. Ich hör mir das mal an. Das könnte ja funktionieren. Wenn's bei mir funktioniert hat und ich mich gemeldet hab und ich sie irgendwo im Hinterkopf behalten hab, warum würde die gute Dame das für mich nicht auch hinbekommen können? Und so ist es halt. Eine gut gepflegte Datenbank ist eigentlich schon die Hälfte der Arbeit.

18:07Kim: Welchen Rat würdest du Vertrieblern geben, die ihre Leadgenerierung durch Tools und Automatisierung noch verbessern möchten?

18:17Dominka: Nur zu. Also ausprobieren, schauen, wo es ein bisschen leichter funktionieren könnte. Wenn ihr meint: Hey, mir fällt jetzt gar nichts ein, wie ich meinen Pitch verbessern kann, dann fragt von mir aus ChatGPT. Der soll euch ein paar Tipps geben. Sprecht mit anderen Leuten drüber. Macht es dann noch ein bisschen persönlicher, nicht dass es sich wirklich wie ein AI-Tool anhört. Holt euch von mir aus ein Tool, das die Meetings, die ihr macht, transkribiert, damit ihr noch mal sehen könnt: Oh, schau mal, da hätte ich vielleicht meine Intonation ein bisschen verbessern können. Da hätte ich vielleicht ein besseres Wort benutzen können. Oh, da hab ich jetzt ein schönes Summary bekommen, das hilft mir sicher, mich beim nächsten Mal ein bisschen besser auf einen Termin vorzubereiten. Es gibt wirklich sehr viele Tools in der Hinsicht, die einem mit ein bisschen AI helfen oder auch direkt sagen können, wo man was gut gemacht hat und wo man sich vielleicht noch Hilfe holen kann. Die Hilfe darf man sich dann aber auch wieder von Kollegen oder persönlich von jemandem holen. Oder man fragt seine Freundin, seine Schwester, seinen Nachbarn, wie das klingt, um einfach besser zu werden. Ich glaub, man darf sich schon Hilfe holen, auch von einem Roboter, der einem vielleicht schneller ausrechnen kann, ob man was gut oder schlecht gemacht hat. Davon halte ich eigentlich sehr viel. Ich find, es ist gut. Man darf sich aber nicht zu 100 Prozent darauf verlassen, dass man dadurch besser wird, nur weil man auf dem Bildschirm ein paar Zahlen gesehen hat.

20:01Kim: Passiert es oft, dass unsere Kunden, oder besser gesagt unsere Partner, keine Tools benutzen, zum Beispiel kein CRM?

20:09Dominka: Sehr selten, oder immer seltener. Was ab und zu passiert: Wenn es eine ältere Firma mit einer längeren Tradition ist, dass die einfach noch nicht so weit sind und die Digitalisierung noch ein bisschen hintensteht. Die haben ein CRM, das ist dann eher so ein ERP-System mit CRM, was vertrieblich eigentlich nix taugt. Das ist eine Kundenliste, in der Kommentare drinstehen. Das ist ein Desaster. Dann benutzen sie entweder ein CRM von uns und machen einen Export, oder immer noch eine Excel-Datei. Ja, mein Gott, warum nicht? Und importieren's dann noch mal fast händisch. Wir raten immer dagegen und versuchen, ihnen zu helfen, das zu automatisieren, und zu sagen: Hey Leute, es gibt …

Kim: … was Neues.

Dominka: Ja, wir sind im 21. Jahrhundert und so. Lasst uns doch mal was Besseres versuchen, was Schnelleres. Aber die haben wohl die Zeit dafür.

21:11Kim: Okay, dann die letzte Frage.

Dominka: Okay, gut, super.

21:14Kim: Wir haben also gesagt, Automatisierung ist eine gute Sache. Viele Prozesse können automatisiert werden. Wir haben selbst einige Prozesse automatisiert, und es klappt sehr gut. Wo ist aber die Grenze? Was ist zu viel? Was ist zu wenig?

21:31Dominka: Zu viel ist, wenn es einfach gar nicht mehr angeschaut wird, nachdem man sich irgendwie was hat generieren lassen. Dann lass es.

Kim: Automatisieren und vergessen.

21:43Dominka: Genau. Also wenn ich mir jetzt eine E-Mail von einem AI-Tool zusammenbasteln lasse und die einfach rausschicke, dann soll man auch nicht viel erwarten. Oder eine Message bei LinkedIn. Oder, keine Ahnung, wenn man jetzt wirklich durch ein AI-Tool jemanden übers Telefon sprechen lassen würde: Ich glaub, da ist die Grenze. Da geht man wirklich zu weit. So weit ist es noch nicht gekommen, aber das gibt's natürlich, es gibt ja solche Sachen. Es gibt ja solche Scherztelefonate, Anrufe, die man dann bekommt. Ja, haha, aber das möchten wir nicht machen. Wir möchten ja immer noch seriös bleiben und persönlich und menschlich. Und das ist für uns sehr, sehr wichtig, damit das Ganze natürlich auch seinen Wert behält.

Kim: Gut, danke dir.

Dominka: Ja, das war's? Okay.

22:35Kim: Ja, das war's. Super. Danke. Also, wir haben kurz besprochen, kurz oder nicht, wer weiß, wie Tools und Automatisierung die B2B-Leadgenerierung effizienter und präziser machen können.

Dominka: Genau.

22:50Kim: Wir haben einige Vorteile erwähnt und gleichzeitig betont, dass der menschliche Faktor hier wirklich am wichtigsten ist. Wir hoffen, dass euch die Episode hilfreiche Einblicke gegeben hat. Bis zum nächsten Mal!

Dominka: Tschüss!