Excel bremst deine Pipeline: So setzt du CRM & Leadlisten richtig auf

Im Gespräch mit Ivan (BDS) zeigt Dominika, warum Excel eure Akquise ausbremst und wie ihr mit sauberem CRM-Setup, klaren ICPs und guten Datenquellen schneller zu qualifizierten Terminen kommt. Wir gehen praxisnah durch Kick-off, Datenbeschaffung, Segmentierung (A/B/C), KPI-Tracking und die Rolle von „Influencern“ im Buying-Center.

Der „Value“: ein sofort anwendbares Setup-Gerüst – vom Briefing bis zur ersten Welle – inklusive Regeln für Datenqualität, Reporting und Zusammenarbeit mit Kundenteams. Plus: ein kurzes Spiel („Wählen oder nicht“) mit echten Szenarien aus dem Alltag.

Lesezeit

6 min

Wir besprechen

• Warum Excel euch bremst – und ab wann CRM Pflicht ist

• Kick-off richtig führen: Ziele, Erwartungen, Grenzen klären

• ICP schärfen mit Top-Kunden als Referenz (Branche, Größenklasse, Standort)

• Influencer vs. Entscheider: realistische Einstiege ins Buying-Center

• Datenquellen: LinkedIn/Sales Navigator, Dealfront, Fachmessen, Handelsregister, „Gelbe Seiten“

• Anreicherung & Validierung: Website-Check in 10 Sekunden, Umsatz als Tauglichkeitsfilter

• Segmentierung A/B/C und Startstrategie: mutig starten vs. warm antesten

• KPIs definieren (Erreichbarkeit, Interesse, Termine) und laufend nachschärfen

• Intent-Signale nutzen (z. B. Website-Besuche) – priorisieren & anspielen

• Automation + Mensch: Import, Dubletten, Partnerfilter, DSGVO-Grenzen

• Gemeinsames CRM vs. getrennte Instanzen – Transparenz & Hand-off

• Pipedrive-Beispiel: Arbeiten aus Deals, Felder/Notizen, schnelles Reporting

• Qualität langfristig sichern: ICP-Refit, neue Branchen testen, Rotation

• Handover-Regeln mit Kundenteams: wer ruft wen an – und wer besser nicht

• Spiel „Wählen oder nicht“: 5 Szenarien und die Entscheidung dahinter

Show Notes

Warum Excel bremst – und was trotzdem geht

Excel reicht für den Start, wird aber bei Volumen, Team-Handovers und Reporting schnell zum Flaschenhals. CRM schafft Single Source of Truth, saubere Historie und schnellere Auswertung.

• Excel = manuelle Filter/Formeln, höhere Fehlerquote, langsamere Insights.

• CRM = zentrale Kontakte/Deals/Activities, wiederverwendbare Reports.

• Wenn Excel sein muss: externes Reporting andocken, klare Spalten-Standards.

Kick-off mit dem Kunden

Zu Beginn zählen Ziele, Grenzen und Beispiele. Ein Top-Kunde als Referenz hilft, ICPs realistisch zu schärfen und Hypothesen abzuleiten.

• Fragen: Wer sind eure Top-Accounts? Was hat zum Abschluss geführt? Welche Einwände traten auf?

• Ableiten: Branche, Mitarbeiterzahl, Standort, ähnliche Firmen/Use-Cases.

• Case-Study > Mission-Statement: Konkrete Sales-Wege sind wertvoller als Visionen.

ICP, Influencer & Entscheider

Nicht immer kommt man direkt an die Entscheider – oft führt der Weg über Nutzer („Influencer“), die das Problem spüren.

• Influencer definieren (künftige Nutzer) und als Door-Opener nutzen.

• Entscheider bleiben kritisch für Budget/Freigabe; beide Pfade planen.

• Hierarchiebreite einplanen: mehrere Rollen parallel adressieren.

Datenquellen & Anreicherung

Breit starten, spezifisch verfeinern – mit öffentlichen und professionellen Quellen.

• LinkedIn/Sales Navigator, Dealfront; zusätzlich Messen, Handelsregister, „Gelbe Seiten“.

• Website-Schnellcheck (10 s): passt Branche/Leistung, sind Keywords stimmig?

• Umsatz/Tech-Stack als Tauglichkeitsfilter; Dubletten & Partner ausschließen.

Segmentierung & Startstrategie

A/B/C-Einteilung hilft Fokus und Lernkurve zu steuern – mutig bei A-Zielen, behutsam bei B/C zum Warmlaufen.

• „A“ zuerst = schnell valide Pain Points; „B/C“ = risikoarmes Antesten.

• Lernschleifen aus A-Gesprächen nutzen, um B/C-Muster zu schärfen.

• Repriorisieren je nach Response und Intent-Signalen.

KPIs, Auswertung & Nachschärfen

KPIs machen Projekte steuerbar; in den ersten 2 Wochen keine Wunder erwarten – dann konsequent optimieren.

• Messen: Erreichbarkeit, Interessequote, Termine; Trends ≥ 2–3 Monate.

• Wenn Quoten fallen: ICP/Branche/Pitch testen und anpassen.

• Kleine Monatsziele (z. B. +2 pp Interesse) als Taktgeber.

Automation + menschlicher Check

Automationen beschleunigen, ersetzen aber nicht die Qualitätskontrolle.

• Import ins CRM, Felder mappen, Dubletten/Partner/Bestandskunden filtern.

• DSGVO/Datenschutz beachten; manches bleibt Kundenseite vorbehalten.

• AI als Helfer, nie als Richter: Ergebnisse stichprobenartig prüfen.

CRM-Setup in der Praxis (Pipedrive)

Gemeinsame Instanz bevorzugt; wenn getrennt, klare Ex/Import-Regeln und Protokolle.

• Arbeiten aus Deals: Organisation + Kontakte + Aktivitäten an einem Ort.

• Notizen/Einwände sauber loggen; Reports für Strategie & Coaching.

• Übergaben an Kundenteams transparent planen (keine Doppelbearbeitung).

Projekte frisch halten

Wenn DACH-Basis „leer“ wirkt: Branchen tauschen, ICP refitten, neue Signale nutzen.

• Intent (z. B. wiederholte Landingpage-Besuche) priorisieren.

• Zweimonatsweise Branchen-Vergleiche; Gewinne verdoppeln, Verlierer kappen.

• „Neues Jahr, neue Chancen“: alte Neins nachfassen.

Spiel: „Wählen oder nicht“

Kurztest echter Szenarien – Anruf oder lieber lassen?

• CTO (150 MA) sagte vor 12 Monaten „Nein“ → wieder anrufen, Kontext prüfen.

• Head of Marketing (SaaS, 80 MA) besuchte 3× die Landingpage → priorisieren.

• Konzern (10k+ MA), Kunde will keine Konzerne → aussortieren.

• Junior Sales ohne Website → i. d. R. skippen (keine Entscheidungskraft).

• 120-MA-IT ohne Direktnummer → via Zentrale/LinkedIn und Influencer gehen.

Wichtigste Erkenntnisse

1. Excel bremst ab Teamgröße/Volumen – CRM früh einführen und sauber mappen.

2. Ein Top-Kunde als Referenz schärft ICPs schneller als jede Vision.

3. Influencer öffnen Türen; Entscheider finalisieren – beide Strecken einplanen.

4. Datenqualität schlägt Masse: 10-Sekunden-Website-Check + Umsatzfilter sparen Wochen.

5. KPIs sind Navigationsgerät: messen, vergleichen, monatlich nachschärfen.

6. Automation ohne menschlichen Check erzeugt teure Fehler – beides kombinieren.

7. Gemeinsame CRM-Instanz schafft Transparenz; sonst klare Handover-Regeln.

8. Projekte leben von Rotation: Branchen/ICPs testen, Intent-Signale nutzen.

Pull quotes

„Automation beschleunigt – aber die menschliche Hand muss entscheiden.“

„Case-Studies erzählen mehr über euren ICP als jede Vision und Mission.“

„Neues Jahr, neue Chancen: alte Neins kann man qualifiziert nachfassen.“

Gast

Ivan — BDS, OB2B
Dominika — Host, OB2B

FAQ

Wie definiere ich meinen ICP, wenn ich wenig Sales-Historie habe?
Nutze einen vorhandenen Referenzkunden als Blaupause. Leite Branche, Größe, Standort und Nutzerrollen ab, prüfe 10–20 ähnliche Firmen und justiere nach den ersten Gesprächen.

Welche KPIs sind für die ersten 90 Tage sinnvoll?
Erreichbarkeit, Interessequote, Termine/100 Kontakte. In den ersten zwei Wochen nicht überbewerten; danach Trends vergleichen und Hypothesen (ICP/Branche/Pitch) testen.

Welche Datenquellen liefern schnell verwertbare Leads?
LinkedIn/Sales Navigator und Dealfront als Hauptquellen; ergänzend Fachmessen, Handelsregister, „Gelbe Seiten“. Immer mit Website-Schnellcheck und Umsatzfilter kombinieren.

Pipedrive oder Excel – was spricht wofür?
Excel ist okay für den Kick-off. Spätestens mit mehreren Rollen/Volumes ist Pipedrive (oder ein anderes CRM) die bessere Wahl: zentrale Historie, klare Übergaben, schnelleres Reporting.